Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website:

Briefstube Zeitlos

Inh.: Georg Lemke

Kolonnenstraße 8

10827 Berlin

E-Mail: info@meckerbrief.de

Externe/r Datenschutzbeauftragte/r: nicht bestellt

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2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach dem Grundsatz von Treu und Glauben sowie Zweckbindung gemäß Art. 5 DSGVO und TDDDG nach dem Prinzip der Datenminimierung.

Wir erheben nur die Daten, die zur Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich sind.

Die Bereitstellung ist teilweise vertraglich oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

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3. Hosting & technische Bereitstellung (Wix)

Diese Website wird bei Wix.com Ltd. gehostet.

Die Verarbeitung kann in der EU, in Israel (mit EU-Angemessenheitsbeschluss) und ggf. in weiteren Drittländern erfolgen; für weitere Drittländer setzt Wix SCC ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, effizientem Webseitenbetrieb) und § 25 TDDDG (nur für technisch erforderliche Speichervorgänge).

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4. Server-Protokolle & Sicherheitsfunktionen

Beim Aufruf unserer Seiten können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent) zur Sicherstellung von Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

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5. Schriftarten (Fonts)

Wir verwenden selbst gehostete/hochgeladene Schriftarten innerhalb von Wix.

Es erfolgt kein Abruf von externen Schrift-CDNs.

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6. Kontaktformular

Daten: Name, E-Mail.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) bzw. lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen).

Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach Löschung, sofern keine Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Nachweis- oder Dokumentationspflichten bestehen (z. B. bei DSGVO-Auskunft).

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7. Bestellung im Shop (Brief-Erstellung – Schritt 1)

Daten: Rechnungs-/Zahlungsdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Zahlungsinformationen) sowie Ihr Sachverhalt/Freitext für die Texterstellung.

Wichtiger Hinweis: Bitte keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Kennzeichen, Gesundheitsdaten) in den Freitext eingeben.

Zweck: Erstellung eines Entwurfs für Ihren Brief.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Leistungserbringung).

Speicherdauer: Der Entwurf bleibt bis zur Entscheidung über den Versand gespeichert und wird von uns 14-21 Tage nach Erstellung bzw. letzter Änderung im Rahmen einer regelmäßigen manuellen Löschroutine entfernt, sofern kein Versand gebucht wurde. Wenn ein Versand beauftragt wird, löschen wir den Brieftext unmittelbar nach dem Versand (siehe auch Abschnitt 12).

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7.1 KI-gestützte Texterstellung (OpenAI API)

Zur sprachlichen Ausformulierung nutzen wir einen KI-Dienst per API (OpenAI).

Wir achten manuell darauf, keine personenbezogenen Daten Dritter an die API zu übermitteln; dies hängt auch von Ihren Eingaben ab.

Datenfluss: Inhalte des Sachverhalts/Freitexts können an unseren KI-Auftragsverarbeiter übermittelt werden. Soweit dabei eine Verarbeitung außerhalb der EU/EWR stattfindet, stützen wir Übermittlungen auf die von der EU-Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und prüfen das Schutzniveau einschließlich geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (z. B. Datenminimierung, Verschlüsselung).

Nach Anbieterangaben werden API-Daten nicht zum Training von Modellen verwendet; Protokolldaten können bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahrt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Leistungserbringung); für inhaltliche Angaben zu Dritten stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sachlicher Kommunikation).

Hinweis: KI-Ergebnisse werden vor Freigabe redaktionell geprüft.

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8. Anonymer Versand (Schritt 2)

Erst wenn Sie zusätzlich den Versand buchen, erheben wir die Empfängerdaten (Name, Anschrift) separat.

Diese Daten werden nicht an die KI übermittelt.

Zweck: Postzustellung des von uns entworfenen Briefes.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Zustellung im Auftrag des Absenders).

Datenweitergabe: Datenempfänger i. S. v. Art. 4 Nr. 9 DSGVO: Deutsche Post AG (eigener Verantwortlicher, verarbeitet Empfängerdaten ausschließlich zur Zustellung).

Löschung: Empfängerdaten und Brieftext werden unmittelbar nach Versand gelöscht; wir speichern ausschließlich eine interne Brief-ID, um Ihnen auf Wunsch nachweisen zu können, welche Version versandt wurde. Diese ID wird nicht an den Briefempfänger übermittelt und erlaubt keine Rückschlüsse auf die Identität des Auftraggebers.

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8.1 Informationspflicht gegenüber Empfängern (Art. 14 DSGVO)

Da die Empfängerdaten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben werden, informieren wir diese über eine kurze Empfängerseite (Beileger im Brief mit Hinweis).

Darin enthalten: Datenherkunft („von einer dritten Person, die den Versand veranlasst hat; ohne Offenlegung der Identität“), Zweck (einmalige Zustellung), Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Datenempfänger (Zustelldienst/ Deutsche Post AG), Speicherdauer (Löschung sofort nach Versand), Rechte & Kontakt.

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9. Zahlungen

Wir bieten Zahlungen über PayPal und Wix Payments an.

Diese Zahlungsdienste verarbeiten personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit (eigene Datenschutzhinweise der Anbieter).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrung).

Interne Rechnungsverarbeitung: Wir erstellen/archivieren Rechnungen in Excel (lokal). Aufbewahrung wie gesetzlich vorgeschrieben (8 Jahre).

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10. E-Mail-Kommunikation

Provider: IONOS (E-Mail-Hosting/SMTP), Nutzung von Outlook als E-Mail-Client. Zusätzlich versendet Wix automatisierte System-E-Mails (z. B. Bestellbestätigungen) im Rahmen der Shop-Funktionalität.

Zweck: Transaktions- und Servicemitteilungen, insbesondere Bestellbestätigung (Wix), Übermittlung des Briefentwurfs als PDF, Übermittlung der Rechnung als PDF, Rückfragen, Freigaben und Status-Informationen zum Auftrag.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name (sofern angegeben), Bestell-/Auftragsdaten, Inhalte des Briefentwurfs; Anhänge: PDF-Entwurf, PDF-Rechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Leistungserbringung); für Rechnungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrung).

Empfänger/Kategorien von Empfängern: E-Mail-Hosting bei IONOS (Dienstleister); automatisierte System-Mails über die Infrastruktur von Wix (Shop-Funktion).

Speicherdauer: E-Mails zur Auftragsabwicklung werden bis zum Abschluss des Vorgangs aufbewahrt und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten bestehen. Rechnungen (auch als E-Mail-Anhang übermittelt) werden in der Regel 8 Jahre aufbewahrt. Briefentwürfe werden entsprechend Abschnitt 12 gelöscht (14-21 Tage nach Erstellung/letzter Änderung bzw. bei Versand unverzüglich nach Übergabe an den Zustelldienst).

Sicherheit des E-Mail-Verkehrs: Wir nutzen Transportverschlüsselung (TLS). Die Wirksamkeit der Transportverschlüsselung hängt vom Mail-Provider der Empfänger ab; unterstützt dieser kein TLS, erfolgt die Übertragung unverschlüsselt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzen wir derzeit nicht ein. Bitte senden Sie uns per E-Mail keine besonders schützenswerten Informationen.

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11. Cookies & Einwilligungen

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies/ähnliche Technologien ein, die für die Bereitstellung der Website und der Shop-Funktionen erforderlich sind (z. B. Sicherheits-/Funktions-Cookies von Wix, ggf. Formular-/Bot-Schutz). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 TDDDG).

Hinweis: Setzen wir künftig Statistik/Marketing ein, holen wir vorab Ihre Einwilligung ein und aktualisieren diese Hinweise.

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12. Speicherdauer & Löschung

Brief-Entwürfe: Manuelle Löschung im Rahmen einer regelmäßigen Prüfung, 14-21 Tage nach Erstellung/letzter Änderung (sofern kein Versand erfolgt).

Empfängerdaten & Brieftext bei Versand: unverzügliche Löschung unmittelbar nach Übergabe an den Zustelldienst.

Rechnungsdaten: Aufbewahrung i. d. R. 8 Jahre (gesetzliche Pflichten).

Kontaktanfragen: bis Abschluss, anschließend Löschung.

 

13. Datenquellen

Kundendaten und Empfängerdaten erhalten wir direkt von Ihnen als Auftraggeber.

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14. Empfänger/Kategorien von Empfängern

Zustelldienstleister: Deutsche Post AG (eigener Verantwortlicher).

Hosting/Website: Wix.com Ltd. (Auftragsverarbeiter).

KI-Dienst: OpenAI (Auftragsverarbeiter, SCC).

Zahlungsdienste: PayPal / Wix Payments (eigene Verantwortliche).

E-Mail-Hosting: IONOS (Auftragsverarbeiter).

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15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen.
Wenn Sie uns gegenüber eines dieser Rechte geltend machen wollen, genügt eine formlose E-Mail an info@meckerbrief.de

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig (Sitz in Berlin): Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

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16. Pflicht zur Bereitstellung bestimmter Daten

Reine Website-Nutzung: Es besteht keine Pflicht, personenbezogene Daten bereitzustellen.

Kontaktformular: Name und E-Mail sind zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich; ohne diese Angaben können wir nicht antworten.

Bestellung (Brief-Erstellung): Rechnungs- und Zahlungsdaten sind zur Vertragserfüllung und Abrechnung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO); ohne diese ist eine Bestellung nicht möglich.

Versand (Schritt 2): Name und Anschrift der Briefempfänger sind ausschließlich zur Zustellung erforderlich; ohne diese können wir keinen Versand veranlassen.

Für Briefempfänger besteht keine Pflicht, uns weitere Daten mitzuteilen; sie werden nach Art. 14 DSGVO gesondert informiert.

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17. Automatisierte Entscheidungen/Profiling

Finden nicht statt.

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18. Aktualisierung dieser Erklärung

Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald Dienste oder Rechtslage dies erfordern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist über diese Seite abrufbar.